"Тот, кто придерживается правила выбирать поставщиков с самыми низкими ценами, заслуживает, чтобы его обманули".

Э. Деминг

Знания

Организация эффективной системы закупок и продуктивной работы с поставщиками.

"Необходимым условием прекращения выбора поставщиков по самой низкой цене в требуемом диапазоне качества, должна стать приверженность формированию долгосрочных партнерских отношений с единственным поставщиком для одного материала на основе лояльности и доверия".

- [2] Э. Деминг

Пункт 4. Четырнадцати пунктов программы доктора Э. Деминга для менеджмента гласит:

"Покончите с практикой закупок по самой низкой цене.

Цена ничего не значит, если нет показателей качества покупаемого товара10. Без адекватных критериев качества заказы будут уходить к поставщикам, предлагающим наиболее низкие цены, что неотвратимо ведет к низкому качеству при высоких суммарных затратах (полной стоимости потребления и использования — Прим. Григорьев С.). Американская промышленность и правительство США, а также гражданские и военные ведомства введены в заблуждение правилами, которые предписывают выбирать поставщика, предлагающего самую низкую цену.

Целью покупки инструментов и оборудования следовало бы выбрать минимизацию суммарных затрат на час (или год) работы в рамках всего срока их службы. Но это потребовало бы долгосрочного мышления, тогда как проще совершить покупку по самой низкой цене сегодня. Требуемые данные о начальных затратах, стоимости эксплуатации и времени службы всех важных приборов уже существуют, и хотя они разбросаны по разным источникам, их можно собрать. Автоматизированный сбор таких данных для текущего использования один из важных проектов на сегодня.

До сих пор задача снабженца заключалась в том, чтобы быть начеку и не упустить продавца, который предложит более низкую цену. А остальные продавцы того же самого материала вынуждены также снижать цены.

Снабженец не виноват. В этом заключалась его работа последние 20 лет. Можем ли мы осуждать его за то, что он делает свою работу? Именно менеджмент виновен в сохранении устаревших правил закупок.

Политика, направленная на постоянное снижение цены всех закупок, без оглядки на качество материалов и уровень сервиса, может привести к банкротству успешных продавцов и сервисных компаний.

Тот, кто придерживается правила выбирать поставщиков с самыми низкими ценами, заслуживает, чтобы его обманули".

- [2] Эдвардс Деминг
10 W. Shewhart. Economic Control of Quality of Manufactured Product

Далее, представляю пример, приведенный Э. Демингом, подобных которому достаточно в российской промышленности и сфере услуг.

"У мелкого производителя обуви были проблемы с бесперебойной работой машины по пошиву, аренда которой стоила весьма дорого. Операторы тратили массу времени на повторную заправку нитей в машину, что было серьезной потерей.

Ключевым моментом оказалась общность проблемы для всех машин и всех операторов. Проведенные испытания показали, что причиной проблемы были некачественные нитки, которые владелец мастерской купил, поддавшись соблазну сэкономить. Потери из-за простоя оборудования превысили мнимую выводу от покупки негодных ниток в сотни раз. Входная цена на нитки оказалась дорогостоящей ловушкой.

Это пример того, как мы обираем себя, когда соблазняемся низкой ценой, не думая о качестве и производительности.

Более качественные нитки устранили проблему.

Провести это изменение было под силу лишь менеджменту. Операторы не могли уйти с работы и купить нитки получше, даже если бы догадались, в чем проблема. Они работают внутри системы. Нитки были также ее частью.

До этих простых и рутинных, но результативных исследований владелец считал, что все его беды проистекают из-за неопытности и небрежности операторов".

- [2] Эдвардс Деминг

Вот пример из российской практики:

"Если оглядываться на 2015 год, то результаты работы дирекции можно назвать хорошими: снижение стоимости закупок ТМЦ и услуг составило 167 млн руб. при плане в 70 млн руб., – говорит директор по закупкам и логистике Ижорских заводов.

Совместная работа Ижорских заводов с предприятием группы ОМЗ - Skoda JS (Чехия), позволила уйти от монопольных поставок шестигранной (бесшовной - Прим. Григорьев С. П.) бористой трубы производства ЧТПЗ и применить сварную шестигранную трубу для изготовления оборудования для АЭС Козлодуй (Болгария), что позволило достичь значительного экономического эффекта".

Источник: Газета "Ижорец", №3, 2016, стр. 5

Плановый показатель снижения стоимости закупок - опасная численная цель для любого производства, а для производителей оборудования для атомных станций тем более.

И если замену цельнотянутых труб сварными согласовали компетентные технические специалисты, эффект от замены можно будет определить только по результатам эксплуатации в течение нескольких лет. Но тогда уже может оказать слишком поздно.

ТУ не учитывают всех требований к поставляемым материалам и не требуют от поставщиков постоянного совершенствования.

"Соответствие ТУ недостаточно.

Второй поставщик на случай, если у единственного поставщика вдруг возникнут временные проблемы или он навсегда уйдет из бизнеса, это дорогая политика.

Как может поставщик вводить новшества и снижать затраты в своем производственном процессе, когда он вправе рассчитывать только на краткосрочные отношения с покупателем?

Долгосрочные отношения с одним поставщиком будут мудрым решением, если и клиент, и поставщик делают все от них зависящее, чтобы оптимизировать систему.

Менеджер отдела закупок рассказала мне, что это нововведение (единственный перевозчик) сняло с ее плеч тяжкий груз постоянного поиска дешевого транспорта с риском нарваться на плохое обслуживание и безответственность. Она с пользой для дела использовала высвободившееся время.

Необходимо дать поставщикам возможность конкурировать за право стать единственным для компании, но не на основе цены, а исходя из их способности удовлетворять некоторым разумным критериям.

Вариации от партии к партии, поступающей от одного продавца, обычно достаточно велики и требуют настройки оборудования. Естественно ожидать, что вариации между партиями от двух поставщиков создадут гораздо больше проблем.

Если бы мне пришлось в двух словах выразить суть того, что я хочу довести до сознания руководителей, то я бы выразил это так: это все об уменьшении вариабельности".

- [3] Эдвардс Деминг

Преимущества такого перехода к одному поставщику с одним пунктом отгрузки могут быть огромными, вот некоторые из них:

  • уменьшение документооборота и времени на согласования, оформление и осуществление закупок, расчетов;
  • упрощение работы людей занимающихся закупками, логистикой, складированием, производством с одновременным повышением качества таких работ;
  • сокращение рисков недопоставки, поставки некачественных материалов, задержек, пересортицы.

"Не рекомендуется резко переходить к одному поставщику это достаточно рискованный шаг. Действуйте не спеша. Вы должны выстроить прочные взаимоотношения.

Потребитель более важен, чем исходный материал. Обычно гораздо легче сменить поставщика исходных материалов, чем найти нового потребителя. А тот, кто не ваш потребитель, кто еще не пробовал вашей продукции, еще более важен для вас, поскольку он представляет собой возможного дополнительного пользователя вашей продукцией.

Ценник прочесть легко, но чтобы разобраться в качестве, требуется образование. Отдел снабжения должен переместить центр внимания с поиска наиболее низкой цены покупаемых материалов на достижение самых низких суммарных затрат.

Это означает, что профессия менеджера по закупкам требует специального образования".

- [3] Эдвардс Деминг

Но не обходитесь одними заверениями представителей поставщика.

"Опасайтесь того, что вам наобещали в зале совещаний".

- [2] Рональд Moэн (General Motor)

Требуйте статистического подтверждения качества (демонстрации статистически управляемого состояния процессов и способности удовлетворять некоторым разумным критериям, спецификациям) поставляемых вам продуктов и сопутствующих услуг, а не полагайтесь на простую декларацию возможностей поставщика. В случае отсутствия статистических данных, начните их сбор и анализ с помощью простейших статистических методов. При налаживании партнерских отношений с вашими поставщиками, вы сможете приступить к организации управления цепочками поставок и с поставщиками ваших поставщиков.

Лучшим стимулом для начала такой работы с поставщиками будет использование ПО Контрольные карты Шухарта для Excel + Power Query, которое сможет продемонстрировать статистическое подтверждение качества продукции поставщика с его стороны, а потребителю подтвердить или опровергнуть заявления поставщика по малым выборкам из поступающих партий. Такое взаимодействие будет основано на данных, а не пустых заверениях и позволит направить полученные знания о процессах поставщика на совершенствование качества его продукции и как следствие качество собственной продукции.

Принципиальная схема организации обмена данными для статистического контроля качества поставляемых
            материалов и комплектующих

Рис. Принципиальная схема организации обмена данными для статистического контроля качества поставляемых материалов и комплектующих.

Более того, такой способ контроля качества поставляемых сырья и материалов даёт лучшее представление о качестве приобретаемых материалов и о состоянии дел с качеством у поставщика чем то, что вы получаете с помощью таблиц выборочного приёмочного контроля качества или любых других мероприятий входного контроля.

Эдвардс Деминг, так описывает превосходные показатели одного из своих клиентов:

"Отдел закупок одного из моих клиентов за три года добился следующих успехов:

  • Сейчас только для одной детали из 20 есть два и более поставщика. (Один из 20 - это, может быть, близко к несократимому минимуму.)
  • Год назад, это отношение составляло один из 16.
  • Два года назад - один из 12.
  • Три года назад - один из 2.".

- [2] Эдвардс Деминг

Делать самим или закупать?

При соответствии поставщика вышеуказанным критериям, он становится партнером, что позволяет увеличивать его долю в поставляемых материалах без особых рисков. Границы рассматриваемой системы в этом случае расширяются, что потребует от менеджмента обеих компаний заняться оптимизацией новой, более широкой системы.

"Японские производители автомобилей покупают 70-80% (в денежном исчислении) необходимых штамповок по контракту у компаний, их производящих, а остальные 20-30% делают сами. В США все происходит с точностью до наоборот.

Японские производители автомобилей, видимо, полагают, что отделу закупок легче управлять качеством, дисциплиной поставок, запасами и относительными затратами, закупая товар на стороне, а не производя его самостоятельно".

[3] Ральф Стинсон, президент Bettcher Manufacturing Corporation,
Выдержки из доклада рабочей группы, изучавшей автоматизированные прессовые производства в Японии в декабре 1981 г.

Заключение

Мы подготовили некоторые критерии отбора поставщиков, которые вы можете дополнить:

  • Работа с поставщиком позволяет уменьшить запасы компании увеличивая их оборачиваемость. Например, минимизация отгрузочных партий с увеличением частоты поставок.
  • Возможность организации взаимного электронного обмена документами (заявка, товарная и транспортная накладная и т. д.) между корпоративными информационными системами поставщика и компании.
  • Предусмотрено совместное участие представителей сторон в разработках и тестировании новых материалов на стороне поставщика и компании.
  • Наличие дополнительных сервисов поставщика, востребованных компанией.
  • Один поставщик – один пункт отгрузки – одна транспортная компания (как целевой оптимум).
  • Для новых поставщиков предусматривается поставка пробной партии малого объема, которая должна пройти через весь производственный процесс предприятия, сборку, транспортировку и испытания у потребителя. Для статистической значимости (объективности) оценок, вам необходимо набрать информацию как минимум с семи таких поставок.
  • Начинайте собирать и анализировать данные о полной стоимости использования материалов по текущим поставщикам (потери при перевозке и хранении, потери от пересортицы в поставках, стоимость переработки материалов, потери от использования материала в продукции поставленной покупателям и т. д.).
  • Просите поставщиков предоставлять вам с каждой партией материалов контрольные карты важных для вас показателей качества. Если у него нет таких знаний – отправьте своих людей к поставщику и обучите его сотрудников. Это даст вам возможность применения выбираемых планов контроля входных материалов «все или ничего», для минимизации средней совокупной себестоимости контроля и потерь от пропуска дефектных входящих материалов на вашем предприятии.
  • Принимая во внимание предыдущий абзац, откажитесь от использования таблиц для проведения выборочного приемочного контроля (одно из препятствий преобразований).
  • Способность предоставлять те услуги и материалы, которые требуются компании, мощность и способность поставщика удовлетворять существующий спрос вашего предприятия и других его клиентов.
  • Гибкость в отношении потребностей компании, понимание и быстрота реагирования на нужды компании.
  • Надежность поставщика и опыт предыдущей работы с ним.
  • Репутация поставщика как заемщика денежных средств (в первую очередь среди банков). [3]
  • Отношения этого поставщика с его поставщиками. Довольны ли они или есть признаки разногласий? [3]
  • Важность, которую данный поставщик придает вашей компании как его потребителю. Не будет ли ваша компания всего лишь малой частицей его бизнеса? [3]
  • Наличие и качество надлежащего послепродажного обслуживания.
  • Объем средств, выделяемых поставщиком на исследования и разработки.
  • Опыт успешных разработок. (Предложено Норбертом Келлером из Gеnеrаl Motors.)
  • Фиксирование цен на материалы в течение длительного периода, например, до 1-го года.
  • Поставщик берет на себя ответственность за непрерывное совершенствование. Требуйте свидетельства вовлечения менеджмента поставщика в работу над 14 пунктами менеджмента, особенно над пунктом 5. УЛУЧШАЙТЕ КАЖДЫЙ ПРОЦЕСС, наряду с преодолением препятствий и болезней.

Знания